Thay đổi là bản chất của xã hội, ổn định chỉ được tính với một khoảng thời gian ngắn khi sự thay đổi nằm ở mức gần như là không có thay đổi. Hiếm có loài động thực vật nào mà hiện tại ít có sực thay đổi so với tổ tiên nó thời tiền sử. Lý do thay đổi là để thích nghi với môi trường bên ngoài để tồn tại, loài nào không thay đổi kịp để thích nghi kịp thì sẽ tiệt chủng.
Các doanh nghiệp cũng vậy, họ luôn luôn thay đổi để thích nghi, không có doanh nghiệp nào là bất biến từ khi thành lập tới hiện nay. Ngày nay, môi trường bên ngoài doanh nghiệp thay đổi một cách nhanh chóng, thời đại kinh tế tri thức khiến cho công nghệ thay đổi chóng mặt, doanh nghiệp mới xuất hiện mỗi ngày lên đến cả vạn. Doanh nghiệp nào không thay đổi kịp thì sẽ giống như loài động vật bị tiệt chủng vậy.
Thay đổi là để thích nghi với tình hình mới, có doanh nghiệp thay đổi không thành công, có doanh nghiệp thay đổi thành công thì tiến thêm một bước về hướng phát triển. Thay đổi là khó khăn, không ai muốn rời bỏ hiện trang yên ấm để đến với một tương lai mới mà chưa biết có thực sự tốt hơn so với hiện trạng hay không.
Khi Doanh nghiệp tiến hành thay đổi họ thực hiện theo các bước diễn tiến tâm lý của con người. Trong cuốn “Ai ăn miếng pho mát của tôi”, là một cuốn được nêu ra làm ví dụ cho các bài học về thay đổi, loài người được chia ra làm 4 loại:
1. Người nhạy bén: là người dự đoán trước sự thay đổi để 1. Rời bỏ khỏi tổ chức đang chuẩn bị tiến hành thay đổi vì cảm thấy nguy cơ của thất bại hoặc 2. Ở lại để cùng tiến hành thay đổi khi thấy cơ hội thành công cao. Nhạy bén mang tính phản ứng trước khi sự việc thực sự nó diễn ra nên có thể đúng hoặc sai.
2. Người hối hả: là người khi có thay đổi thì hành động ngay lập tức. Nhóm người này khả năng thành công có khi còn cao hơn cả nhóm người nhạy bén vì thử n lần thì cũng phải có lần thành công.
3. Người do dự: là người khi mà thay đổi diễn ra thì chần chừ, mãi không quyết là theo hay từ bỏ
4. Người bảo thủ: là người khi mà thay đổi diễn ra khư khư giữ lấy cái cũ với rất nhiều lý do.
Mỗi chúng ta trong mỗi hoàn cảnh nhất định sẽ thuộc vào 1 trong 4 loại này, tuy nhiên mỗi người có xu hướng thiên về một loại nào đó. Với mỗi một thay đổi cho dù trong doanh nghiệp hay trong cuộc sống đều diễn ra các bước tâm lý sau
Giai đoạn 1: giai đoạn trước khi có nhu cầu thay đổi: giai đoạn này con người cảm giác thỏa mãn với hiện trạng đang có.
Giai đoạn 2: giai đoạn xuất hiện nhu cầu thay đổi: giai đoạn này con người đang rất muốn rời bỏ hiện trạng và tìm kiếm các hướng đi mới, cảm giác của họ lúc này là lo lắng bồn chồn, mất phương hướng, stress..
Giai đoạn 3: giai đoạn thay đổi vừa mời diễn ra: cảm giác bấp bênh, lo lắng muốn quay lại hiện trạng cũ hoặc cũng có thể là phấn chấn vì thấy thay đổi diễn ra mang lại các thành công ban đầu.
Giai đoạn 4: khi thay đổi diễn ra xong hoàn toàn, con người nhìn lại và lại rơi vào trạng thái bằng lòng, thỏa mãn. Sau một thời gian họ lại thấy bất ổn và quay lại vòng lặp tâm lý.
Quy trình diễn ra sự thay đổi để giúp cho nhân viên trải qua nhanh giai đoạn 2 và 3 để tiến tới giai đoạn 4. Càng đứng lâu ở giai đoạn 2 càng dễ thất bại, càng đứng lâu ở giai đoạn 3 thì năng suất ngày càng giảm và cũng có nguy cơ thất bại nếu không đẩy nhanh để tiến dần đến giai đoạn 4.
Quy trình thay đổi của doanh nghiệp sẽ diễn ra như sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị
Để đảm bảo rằng thay đổi là thành công và giai đoạn 1 và 2 được đẩy nhanh, Doanh nghiệp sẽ chuẩn bị các kế hoạch, các kịch bản xử lý tâm lý xấu mà họ biết chắc sẽ xảy ra. Thành lập nhóm nòng cốt để điều hành sự thay đổi..
Giai đoạn 2 : Thông báo tời toàn thể mọi người về sự thay đổi.
Giai đoạn này đỏi phải truyền thông mạnh mẽ để gieo vào đầu nhân viên một viễn cảnh tương lai tươi sáng để có niềm tin. Giai đoạn này cũng phải làm sao để nhân viên cảm thấy sự thay đổi là cần thiết để họ thấy rằng nếu không thay đổi thì doanh nghiệp sẽ đi xuống và quyền lợi của họ sẽ bị ảnh hưởng.
Giai đoạn 3: Thực hiện.
Giai đoạn này các thay đổi diễn ra, sẽ có những người phản kháng mạnh mẽ; sẽ có những người đi theo. Doanh nghiệp đổi mặt với sự suy giảm năng suất so với hiện trạng cũ, người quản lý cần đẩy nhanh để năng suất vượt qua mốc giảm tối đa để bắt đầu đi lên rồi cuối cùng cao hơn hiện trạng ban đầu. Mốc giảm tối thiểu cần phải được dự báo trước là bao nhiêu để doanh nghiệp có thể dự phòng và đẩy nhanh qua.
Trong quá trình thực hiện, các thành công nho nhỏ cần phải được thông báo tới tất cả mọi người để mọi nhân viên đều giữ được niềm tin là các thay đổi đang diễn ra khả quan. Nếu nhân viên không có niềm tin là thay đổi sẽ diễn ra thành công thì khả năng thành công của thay đổi là không cao.
Giai đoạn 4: đánh giá, tổng kết và chuẩn bị cho thay đổi mới
Kết thúc thay đổi khi mà hiện trạng mới tốt hơn hiện trạng cũ. Khi con người mới trải qua một giai đoạn khó khăn và đang thành công họ sẽ rất dễ rơi vào trạng thái lạc quan thái quá. Đa phần sẽ cảm giác mình giỏi hơn khả năng thực tế của họ. Giai đoạn này cần phải đưa ra các đánh giá, rút kinh nghiệm để kéo nhân viên xuống mặt đất. Các kinh nghiệm trong quá trình thay đổi cũng được đúc rút phục vụ cho thay đổi lần sau.
Trong cuốn “Linh hồn của sự thay đổi” của John P. Kotter, một cuốn sách rất nổi tiếng hướng dẫn về sự thay đổi, có đưa ra một quy trình 8 bước như sau:
Bước 1 : Gia tăng tính cấp bách
Giai đoạn này làm xuất hiện nhu cầu của sự thay đổi. Mọi người đều cho rằng cần phải thay đổi.
Bước 2 : Lập đội tiên phong
Về bản chất là nhóm nòng cốt đủ thẩm quyền để dẫn dắt sự thay đổi đến thành công. Đội tiên phong phải có cách làm việc hợp lý, có cách họp nhóm hiệu quả nếu không thì bản thân những người trong đội tiên phong cũng có thể mất niềm tin khiến cho sự thay đổi thất bại ngay từ giai đoạn đầu.
Bước 3: Thiết lập tầm nhìn đứng đắn
Giai đoạn này đội tiên phong lập ra tầm nhìn là cái mà doanh nghiệp hướng tới.
Bước 4: truyền đạt để thu hút sự tham gia
Mọi người bị cuốn hút theo sự thay đổi. Người nào không thay đổi cảm thấy bất an và phải đi theo nhóm người đang thực hiện thay đổi.
Bước 5: Trao quyền
Mở rộng đội tiên phong thêm nhiều người cảm thấy tầm nhìn là đúng đắn để gia tăng những người thực hiện thay đổi.
Bước 6: Tạo ra thắng lợi ngắn hạn
Một thành công nho nhỏ trong quá trình thay đổi cũng phải được hò hét, phóng đại thật to để mọi người có động lực đi theo sự thay đổi. Bất cứ sự thất bại nào trong giai đoạn này cũng phải được chứng minh rằng nó là tất yếu, là có dự phòng trước, là không có vấn đề gì.
Bước 7: thực hiện và đừng dừng lại
Quyết tâm đi theo sự thay đổi, không được dừng lại nhìn về quá khứ để tiếc nuối. Mọi sự lừng khừng trong giai đoạn này đặc biệt là câp quản lý sự thay đổi đều khiến cho sự thay đổi đi vào bế tắc.
Bước 8: làm sự thay đổi trở nên bền vững
Đảm bảo rằng ta không quay lại hiện trạng cũ bởi quán tính. Kèo cột thật chắc, cắt đứt mọi con đường quay trở lại hiện trạng.
————————————
Không có một môi trường doanh nghiệp nào là ổn định kể cả môi trường nhà nước. Nếu như ai có chức vụ một tí trong cơ quan nhà nước sẽ cảm nhận được bão tố trong sự yên bình; còn nếu là chuyên viên bình thường thì hãy happy với cái trạng thái yên ổn đó cho đến một ngày đẹp trời bỗng xuất hiện nhu cầu phải có nhiều tiền, phải năng động lên hay đại loại là muốn thay đổi.
Doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần cũng vậy càng lên cao bạn sẽ cảm nhận được sự thay đổi rất nhanh, sự thay đổi nhiều khi không với tới mức độ nhân viên. Nhân viên sẽ không cảm nhận thấy gì trừ những người nhạy cảm có tầm nhìn.
Mỗi cá nhân chúng ta cũng từng ngày từng giờ phải đối mặt với sự thay đổi. Trước khi lấy vợ ta cảm thấy thỏa mãn ở trạng thái cô đơn, bỗng một ngày dở hơi đẹp trời ta xuất hiện nhu cầu cần lấy vợ. Nhu cầu xuất hiện đơn giản là do bạn bè ta đã có đứa có con, tuổi ta đã xế chiều thế là ta cảm thấy lo lắng, bất an buộc ta phải lấy vợ. Khi lấy vợ xong rồi ta cảm thấy lo lắng cho sự tư do trước đây của mình cho tới một vài năm sau thì mọi việc đâu lại vào đấy nhằm đón chờ cho cái ngày….lên chức ông ngoại, ông nội. ST